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物業交房前準備工作內容 物業交房前期工作籌備

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發表于 2018-3-6 00:00:01 | 只看該作者 |復制鏈接
  物業交房前準備工作內容知識,提供了物業交房前準備工作重點、注意事項、資料準備、人員安排、同意說辭、驗房表格等前期工作籌備內容。

  物業交房前準備工作內容與流程

  一、成立交房工作小組

  新建住宅建筑規劃區內建設工程竣工驗收合格后,其附屬設施設備應當具備下列條件,方可交付使用:

  (一)生活用水納入公共供水管網,并供水到戶;

  (二)用電納入供電網絡,不得使用臨時施工用電;

  (三)雨水、污水排放納入雨水、污水排放系統;

  (四)在城市管道燃氣、集中供熱主管網覆蓋的區域,完成住宅室內、室外燃氣、供熱管道的敷設且與相應管網連接,并安裝燃氣分戶計量裝置和熱計量裝置;

  (五)電話通信線、有線電視線和寬帶數據傳輸信息端口敷設到戶,安全監控裝置及其他安全防范設施設備、信報箱等按規劃設計要求配置到位;

  (六)住宅區道路與城市道路或者公路直接相連;

  (七)按照規劃要求完成住宅區的車庫(位)、公共服務設施、公用消防設施的建設,具備必要的綠化用地和設施;

  (八)分期建設的住宅區,其相關配套設施應當滿足交付使用部分基本使用功能的要求;

  (九)法律、法規、規章規定的其他條件。建設單位在新建住宅交付使用前,應當組織有關部門及專業經營單位按照前款規定,對住宅區進行驗收,并向設區的市或者縣(市)建設行政主管部門辦理新建住宅交付使用備案手續。

  建設單位在辦理新建住宅交付使用備案手續時,應當提供新建住宅建設工程竣工驗收文件,以及第一款所列的附屬設施設備符合交付使用條件的相關文件和資料。

  二、準備移交資料

  (一)竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;

  (二)共用設施設備清單;

  (三)設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;

  (四)物業質量保修文件和物業使用說明文件;

  (五)業主名冊;

  (六)物業管理必需的其他資料。

  三、交房小組分工

  (一)、銷售部

  1、收集業主名單;

  ①提交資料與款項未清客戶名單。②確認手續齊全客戶名單。(可交房資格審查及商議處理辦法,包括款項不齊,按揭手續未辦)(一定要核實業主的詳細地址,如有變更,要求業主提供書面通知)

  2、提前通知業主交房,以掛號信、特快專遞為主。(形式上只承認掛號信或快遞方式。電話只是輔助手段)

  3、統一說詞。

  (一般由客服部及物業公司牽頭)

  備注:信函內容包括,業主交房所需的材料,按揭所缺材料、余款數額。

  報紙廣告由設計部開始設計交房廣告。以設計部開始構思銷售部交房氛圍布置。  (可以商榷。如問題較多,還是低調一些)

  提前電話通知業主,通知業主來交房時帶齊交房、辦理產權、按揭、余款等。    (電話過于提前,會造成業主提前到場要求先驗房,或造成業主提前集會,發生不測)

  (二)、工程部

  1、工程部聯合物業部,檢查各套住宅的質量情況(包括:門、窗、水、電、鎖、電梯、公共照明等公共設施的正常使用和確認的最終開通時間);工地工程人員居住情況及清理現場。(相當艱巨、復雜。)

  2、由工程部提供《竣工驗收報告》

  3、最終確認地下管網鋪設、道路、綠化的完工時間。

  4、已驗收合格的套房向物業交接鑰匙。

  5、由工程部確認之前的方案哪里有改動并向房管局提出統一變更。

  6、由房管所出示的面積表蓋章。 (一般在竣工備案表之后。但是所有費用計算的依據。一定要準確,最容易出爭端的地方)

  (三)、物業部

  1、物業人員盡快到崗及人員到崗后培訓,物業智能收費軟件的安裝培訓,辦公場地的裝飾裝修,訂做工服、辦公設施及設備的配置、確定制作樓、單元、層戶的門牌號碼

  2、 提前在銷售部與物業部展示:業主臨時規約、交房流程、裝修制度等相關約定。(收費標準及收費依據)

  3、提出交房方案及應急預案。

  4、對交房參與人員進行適當培訓和相關客戶問題解釋。

  5、制作物業使用交房答客問。

  6、對的物業費的收取制定人性化標準,對各種情況提前做出相應的收取方法及標準。(收費項目:物業費、電梯運行費、衛生費、裝修施工垃圾清運費、裝修押金、契稅、專項維修資金、房產證代辦費等)

  7、確定前期物業管理服務合同;

  8、根據小區的實際情況編寫和印制《住戶手冊》、《消防安全責任書》、《住宅質量保證書》、《住宅使用說明書》

  9、印刷以下各類入住表格:

  《業主資料領用登記表》、《裝修申請表》、《住宅使用說明書》、《住宅質量保證書》、《鑰匙領用登記表》、《入住驗房表》、《業主(住戶)入住基本情況登記表》

  10 、熟悉掌握本項目的工程情況。

  11、小區內環境布置:入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛。插指路牌,由入口處到交房大廳。管理處辦公環境。

  12、已租賃客戶的交房流程(及收費)。

  13、熟悉了解本項目詳細情況

  14、與銷售部密切配合:客戶在銷售部的所有相關手續齊全后,(包括:按揭資料手續完成、購房余款、面積差價補足)由銷售部確認并出具交房通知書與物業部方可與客戶辦理相關手續。

  (四)、辦公室及外協配合工作

  1、及時向上級主管部門(房管所、物價局)上報申請工作(完善物業接管與物業收費標準申請備案)

  2、與供水、供電、供氣、排污(城市配套設施)、通訊、有線電視等單位的商討有關費用的代收代繳,促使協議的達成

  物業交房前準備工作重點與注意事項

  新建樓房自竣工驗收之日起,就要籌備入伙的各項準備工作,如果籌備過程不縝密的話,將會對物業公司日后的管理埋下深深的隱患,輕則影響客戶滿意度,重則影響公司的經營運行情況。所以物業公司在承接查驗的時候要慎之又慎,同時又要控制好以下階段的工作。

  一、入伙前公共設施設備的接管驗收,各項資料的收集和整理;

  在這其中,各種隱蔽工程的查驗和消防設施設備綜合驗收尤其顯得重要。隱蔽工程,如果想要在竣工驗收完畢后入伙之前完成,這個時間界點就顯得晚了。這就要求我們在前期介入時工程主管一定要深入到施工現場,在現場及時的跟進施工,發現問題及時的溝通和協調,力爭不把隱患留到施工完成后去解決;但是我們的工程主管人員,在介入時,一定要注意方式方法,要記得:我們不是監理人員,我們只是建議,而不是決定什么!我們可以堅持我們的原則,但是一定不能打亂現場的施工秩序!所以在前期介入時,一名專業的工程主管就顯得非常的重要,在目前的物業公司操作時,為方便售樓,往往聽從于開發商的要求,把客服放在了首位,這樣的話,就無法及時的完成各項隱蔽工程和各項設施設備的接管驗收,也可能會物業公司日后的正常管理帶來不必要的隱患。

  對消防系統的接管驗收也是非常的重要,目前各開發商對于新建樓盤的消防系統都是投以重資,且政府消防主管部門對小區消防系統的后期管理和檢查也是非常嚴格,所以為了保證消防系統正常運行,不為日后的物業管理留下隱患,就要求我們:在消防設施設備接管驗收之時,不應是簡單的核對資料和設備的數量,而應走到現場去,對于消防門、消防警鈴、防排煙設備等設施,要一一目視檢查和做功能性操作檢查,檢驗時要把消防控制柜打到聯動狀態,同時設置相關的火災警情,從而查驗整套設備的聯動運行狀況是否正常。

  在目前的承接檢驗時,部分物業公司不具備專業消防查驗知識,在消防設施設備的承接查驗時往往是走馬觀花,責任心不強、不夠完美,給物業公司后期的管理帶來了不必要的損失;各種設備和物資的清點查驗完畢后,為保證齊全,一定要即時封箱或貼上封條,并請相關人員簽字,以免接管完畢后丟失,影響日常管理的正常運作,給物業公司造成不必要的損失。

  二、待交付房間的開荒,重點凸顯出各個細節;

  公共設施設備及各項資料接收完畢后,應盡快組織專業保潔人員對待交付房間進行開荒。為了及時高效的完成開荒工作,目前物業公司常用的模式是聘請市場上專業的保潔公司進行操作,開荒的內容一般包括:門、窗、鋁合金拉件及五金配件等的表面清潔、共有部位的清潔和公共區域的環境衛生清潔。在開荒清潔的過程中要注意開荒的哪些部件和部位不能使用刮刀等銳性工具,以免刮傷表面油漆及亮面,從而造成不必要的損失;由于開荒涉及到高空作業,所以物業公司一定要做好現場的監管以及要求高空作業人員一定要購買專項保險;同時要注意開荒的各項細節,如:室內各個角落,注意有玻璃的外立面的清潔顯得較為重要,對于表面存有污垢的,一定不能用刮刀去刮,而應用清潔劑加清水和毛巾清除,同時物業公司要指定專門人員在現場進行監督和檢查。

  在各分項清潔完成后,要由指定的開荒負責人驗收,驗收完畢后要及時的鎖門;同時,還要注意已清潔完畢后的房間二次污染,主要包括:入伙時,業主帶來的裝修設計人員,這類人員往往為了拉取生意,刻意的往房間的門縫里塞廣告折頁;同時,因房屋小范圍的整改所造成的二次污染,也顯得尤為重要。為保證服務的及時和有效性,管理處在應配合地產部門設置“整改辦”,為方便整改的運作,模式可設置為:

  地產工程師總負責→管理處客服人員接訴及分配任務→各分包單位維保人員進行施工→整改辦工作人員驗收→驗收合格后通知保潔進行第二次開荒。

  整改辦接訴人員在每次分配維修任務并復驗合格后,要及時分配打掃清潔任務,使業主減少因房屋質量問題所帶來的不滿。

  以上開荒工作的種種,爭取讓業主在初次面對物業時能為物業打上一個較高的滿意分。

  三、各項入伙物資的準備:各種表格及現場所要公示的法律文書,如:竣工驗收文件、房屋使用說明書、住宅質量保證書、水電、煤氣開通證明、各種法律文書以及需要業主簽署的業主臨時管理規約、物業管理收費協議等資料;

  在準備上述資料時,可以同時準備一份略表情意的小禮物,可以是一束花、一個慶祝入伙的紙炮以及現場制作印有業主頭像的杯子或相框等,禮物不在貴重,而在于有沒有用心準備,有沒有讓入伙的業主感受到尊重;

  為烘托現場的氣氛,同時也應在入伙現場配備所需的水、小食品以及設置一定的娛樂活動,如:小提琴手或是駐場音樂歌手等,可以讓業主在入伙的現場愜意的等待,而不至于只是枯燥的等待,可以讓業主在品嘗美食和欣賞音樂的同時享受物業服務人員所帶來的專業服務。

  為方便業主,縮短工作流程和等候時間,應盡可能的對各種表格資料作出必要的處理,如:預先填上姓名、房號和基本資料等。

  從法律意義上來說,入伙的實質是建設單位向業主交付物業的行為,物業管理企業只是受其委托具體辦理相關手續,所以物業公司在具體動作時要注意入伙的主體是誰。

  四、服務人員和驗樓人員的培訓,特別注重細節、禮節和驗樓過程中針對業主提問的回答;

  入伙現場的服務,基本上是物業公司第一次向業主進行的一次展示,體現的是物業公司的一個基本功,展示是否成功,直接影響到后續的管理。在這里較為重要的是驗樓人員的培訓,對于入伙驗樓人員的擔任,根據以往經驗多由物業公司服務人員擔任,可為管理層員工、工程維修人員、以及安全管理隊員。在入伙驗樓這個環節使用物業公司工作人員擔任驗樓員,可較好的控制現場和協調各項工作,驗樓組別的搭檔一般為:一名驗樓人員外加一名電工和水工(負責檢驗電路和管道打壓試驗),同時每3組驗樓工作人員應配備一名開發商的專業工程師答疑。

  在對驗樓人員進行培訓時,入伙工作小組應事先設定各種可能出現的情況制作培訓方案,為提高工作效率,主張應由驗樓員引導業主按流程設計步驟去驗樓。此項工作應在入伙日期前20天進行培訓,并要進行至少3次現場演練,力爭驗樓工作順利高效的完成。

  五、入伙現場的布置,設定合理的入伙流程,在入伙現場邀請銀行、電信、煤氣等單位,為業主提供一站式服務;

  合理的對現場進行布置,確保每個流程都做到無縫銜接。應制作標識牌、導視牌,在顯要位置張貼入伙流程圖,使業主對整個入伙流程一目了然。入伙的現場,自業主簽到確認業主身份至成功收樓,每個流程都應科學的設計,讓業主充分感覺到便捷和高效性。同時,為了為業主提供更好的服務,管理處在入伙之初應邀請銀行、電信、煤氣等相關單位為業主提供便捷服務,讓業主辦理收樓手續時,能免缺舟車勞頓之苦,足不出門的就能辦理各項公共性服務,省缺了業主較多的時間,同時也可以為提升業主的滿意度增加一個亮點。

  在業主身份確認完畢及繳納相關費用后,由接受專業培訓后的驗樓人員帶領業主驗樓時,切記跟業主的溝通的方式:不要違規的承諾一些不合理的事情,也不能超越現實的解說和夸大一些部件的功效。在與業主的溝通中,要以事實為依據,實事求是的引導業主驗樓和收樓。在驗樓的過程中,面對業主對各種事實的誤解,要做到不當面反駁,而應是委婉的解釋!哪怕是合理的頂撞,也會讓業主感覺到你對他們的不尊重,在這里要牢記心理學的首因效應的效力。

  如果入伙小區是分期開發或是現場有臨時施工時,還要進行必要的隔離,防止安全事故發生。

  六、在現場,盡已所能解決業主的應急之需;

  如要把現場控制的較理想,還應考慮到一些細小的事情,如:業主來入伙時,沒有帶各種證件的復印件或是所需要的像片,這個時候,物業公司的服務人員就要注意在現場幫助業主們解決這個問題,可以在現場放置一臺復印機幫助業主們免費復印證件,同時請專業的相館工作人員為業主們照相等提供一些即時性服務,此時物業公司雖吃了一個小小的虧(額外增加一些復印費用)但是對后期的管理可能會促進很大的正面效應,這些事件雖小,但同樣可以讓業主們認可物業公司的服務;

  由于現在的樓盤多為集中入伙,入伙的現場多設置在小區內較為空曠處,目前小區內都不會設置公共洗手間,所以對于業主的生理所需,除了做好引導前往管理處、會所洗手間的標識外,還應盡可能的在現場設置一些流動洗手間,從而解決客戶之需,以彰顯物業公司的人性化服務。

  七、人力、物料成本飛漲,不要在入伙之初過多的承諾不合理的服務事項、不要過多的配置不必要的崗位,前期設置容易,后期取消困難;

  在入伙時各個崗位的配置,應盡量考慮入伙后轉為正常期管理時崗位的現場操作,力爭精益求精,不設多余的、展示的崗位,力爭讓每個崗位的工作強度都基本接近飽和,充分發揮人工效能。

  如果在入伙之初過多的設置服務人員及服務崗位,將會對物業公司的經營成本帶來極大的浪費,從而對公司的經濟上帶來負面的影響,嚴重時甚至可以影響公司的生存。而當業主一旦視人海戰術現像為正常時,如果再想減少服務人員或崗位,將會比較困難,如果物業公司一旦減編將會帶來一系列的負面影響,如業主維權要求恢復以前的崗等,導致物業公司處于被動的地位。

  物業公司在設置崗位時,除了科學設置外,還應由相關職能部門牽頭或是組織論證,對于必須要設立的及時設立,對于一些可設可不設或僅僅是起到花瓶作用的,一律不設立,對于一些僅是起到美觀作用的崗位,如為提升業主感官效應而在每棟大堂設置的客服人員,在入伙之初應盡可能不設置。

  八、在入伙之初,做足安全防范的各項工作,讓業主在入住之初就適應物業的安全管理;

  為提升對外來人員的管理力度,建議在所有的門禁上都不要設置密碼(因為門禁上的密碼是最不安全的,部分業戶為了自己方便,可能會隨時向送貨、來訪人員透露密碼,從而導致密碼泄密,造成對外來人員管理失控),養成業主出入帶門禁刷卡的好習慣,同時物業也要跟地產溝通好,制作門禁卡時一定要方便攜帶,如鈕扣狀的門禁卡等。

  在入伙資料準備時,安全部門一定要根據小區的實際情況,制定居家安全防范提示,提醒業主應該防范和注意的事項,提醒大家隨手關門、謹防尾隨,提醒業戶要配合安全隊員的詢問和登記等,向大家宣傳群防群治的重要性,引導業主共同做好小區的安全防范工作。

  九、對因設計或施工不合理,影響實際運行和提高管理成本的不合格項及時的提出優化建議;

  在接管驗收和設備查驗時發現設計、施工不合理的或會造成后期管理和運營不經濟的,要及時的向開發商提出來,讓開發商及時的進行維修或更換。提出優化建議時要注意措辭,盡量不使用“整改、不合格”等詞語,因為辛辛苦苦作出來的東西被別人一朝否定,還是比較令人難以接受的,也不利于雙方的溝通,如換作“優化”等詞語,通過較委婉的表達,或可以起到兩全其美的作用,從而保持溝通的渠道暢通,保證各項工作的高效開展。

共 21 個關于物業交房前準備工作內容 物業交房前期工作籌備的回復 最后回復于2021-04-17 09:23:15

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發表于 2018-3-6 15:57:15 | 只看該作者
簽到,是一種習慣!
好好學習天天向上
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發表于 2018-3-6 16:29:55 | 只看該作者
物業問題,有問必答!
好好學習天天向上
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發表于 2018-3-12 05:58:04 | 只看該作者
蜂幣不夠怎么辦?

好好學習天天向上
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發表于 2018-3-12 18:02:17 | 只看該作者


好好學習 天天向上
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發表于 2018-3-12 18:27:00 | 只看該作者

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發表于 2018-3-14 15:57:27 | 只看該作者
努力學習,天天向上
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發表于 2018-11-24 14:38:30 | 只看該作者
好好學習,天天向上
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發表于 2018-11-26 10:57:15 | 只看該作者
好好學習物業知識
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發表于 2020-6-23 05:20:00 來自手機 | 只看該作者
謝謝樓主分享
14#
發表于 2020-6-23 13:20:14 | 只看該作者
好好學習天天向上
15#
發表于 2020-6-24 08:35:26 | 只看該作者
如換作“優化”等詞語,通過較委婉的表達,或可以起到兩全其美的作用,從而保持溝通的渠道暢通,保證各項工作的高效開展。
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